Excel als startpunt voor stakeholdermanagement

Jazeker. Want kom je ergens nieuw binnen in een organisatie – zeker als externe – dan krijg je nooit zomaar een actuele lijst met alle relevante interne medewerkers. Hooguit een overzicht van een secretaresse, dat bij nader inzien alweer verouderd blijkt.

Je begint een opdracht met een doel voor ogen. Je schetst doelgroepen op een leeg blaadje, pakt er een organogram bij, je voert kennismakingsgesprekken waarin weer nieuwe namen vallen. Voor mij werkt het dan het beste om meteen een Excel-lijst op te zetten: ordenen, aanvullen, verrijken. Zeker bij grote of complexe organisaties.

En gaandeweg blijkt die lijst het perfecte uitgangspunt voor vrijwel alles wat je binnen een programma ontplooit, zoals…

• Communicatie versturen: een nieuwsbrief of mailing naar een geselecteerde groep.
• Bijeenkomsten organiseren: uitnodigen voor de startbijeenkomst, later de kick-off en uiteindelijk de afsluiting.
• De juiste mensen bij elkaar brengen: wie heb je uit welk organisatieonderdeel nodig, met welk vakgebied of welke functie? Denk aan het opstellen van eisen en wensen voor een nieuw CRM- of ERP-systeem, de aanbesteding, de beoordeling van leveranciers en het testen. In elke fase zijn dat weer andere mensen.
• Ambassadeurs identificeren: gaandeweg label je de enthousiastelingen en dragers binnen je lijst.

Het is een groeiende én levende lijst. Mensen gaan uit dienst of wisselen van functie – de out-of-officeberichten die je onvermijdelijk terugkrijgt, zijn dus geen ergernis maar gratis input voor een update.

Bovendien maakt zo’n lijst tellen makkelijk: hoeveel mensen nodig je uit? Direct zicht op de zaalgrootte, de catering en de invulling van het programma.

Hoe graag ik zo’n overzicht ook vanuit een strak CRM zou willen draaien… in de praktijk begint het toch echt met een Excel.